Comment prioriser les projets afin de respecter chaque échéance

Vous savez que vous êtes chef de projet quand…

• Tout est d’une importance vitale
• Il n’ya jamais assez de temps dans la journée pour terminer tout ce qui doit être fait

Aussi contre-productif que cela puisse paraître, trop d’entreprises sélectionnent et initient des projets de manière cloisonnée. Tout est décidé département par département, sans aucune idée de l’impact stratégique général. Il est donc difficile pour la main gauche proverbiale de savoir ce que fait la main droite et inversement. Lorsque des projets sont planifiés et lancés de cette manière, vous pouvez vous attendre aux problèmes suivants :

• Plusieurs projets en concurrence pour les mêmes ressources, tels que le personnel et les technologies
• Des objectifs et des échéances contradictoires

C’est frustrant, mais dans le climat des affaires d’aujourd’hui, c’est aussi l’ordre naturel des choses. En tant que chef de projet, il vous incombe de gérer la charge de travail de l’équipe et de respecter les délais. Ces huit conseils peuvent vous montrer comment hiérarchiser les projets de manière à ce que les retards soient l’exception plutôt que la norme et que la réalisation des objectifs commerciaux ne soit plus un exercice d’équilibre.

1. Ayez un aperçu du projet

Si vous voulez prendre des décisions éclairées, vous avez besoin d’une vue d’ensemble. C’est là qu’un logiciel de gestion de projet tel que Teamweek peut aider. Teamweek comprend des ressources de planification visuelles, telles que des diagrammes de Gantt, qui fournissent des calendriers faciles à suivre, avec des codes couleur. Vous pouvez consulter l’état du projet en un coup d’œil, ce qui facilite l’allocation des ressources de manière prioritaire. À mesure que les objectifs évoluent, vous pouvez réagir rapidement et concentrer l’énergie de votre équipe sur le projet le plus urgent.

2. Fixez les délais

Lorsque vous recevez encore un autre projet, ouvrez le logiciel de gestion de projet que vous utilisez et entrez les exigences du nouveau travail, les ressources recommandées et la date limite. Dans ce cas, noter le délai est la partie cruciale. Les projets dont la date d’échéance est plus imminente doivent être prioritaires, à moins que votre superviseur ou le client ait indiqué que la date limite est flexible.

3. Évaluez la valeur du projet

Lorsque vous gérez plusieurs projets urgents, vous devez examiner de quelle manière les résultats de chacun d’entre eux bénéficieront à votre entreprise. Par exemple, les projets destinés à un client qui représente un tiers de la facturation de la société auront généralement plus de poids qu’une initiative ponctuelle avec une récompense financière minimale.

Ouvrez votre logiciel de gestion de projet, examinez chaque mission dans votre assiette et demandez-vous quelle valeur cela apporte à votre entreprise. N’oubliez pas que la valeur est un terme relatif : alors que de nombreuses entreprises accordent la priorité absolue à leurs résultats, d’autres mettent l’accent sur le service à la clientèle ou la satisfaction et l’efficacité des employés. Vous devrez peut-être avoir une conversation avec le top management pour obtenir les informations nécessaires à l’évaluation précise de la valeur d’un projet.

4. Identifiez ce qui doit être fait maintenant

Certains projets sont plus urgents ou ont plus de poids que d’autres. Un projet urgent devrait être fait hier, au sens figuré. Un projet important a toujours un certain niveau de priorité mais n’est pas aussi critique.

L’urgence peut également s’appliquer à des tâches individuelles au sein de vos projets. Au fur et à mesure que vous examinez chaque chronologie, voyez si des dépendances de priorité élevée nécessitent l’achèvement immédiat d’une tâche particulière. Si le fait de ne pas agir a des conséquences négatives importantes, telles qu’une date de lancement de produit ou une occasion manquée d’apparaître dans une publication prestigieuse du secteur, accordez immédiatement votre attention à cette responsabilité.

5. Priorisez les tâches par effort

Si vous avez plusieurs tâches qui semblent toutes avoir la même priorité, classez-les par ordre d’exécution approximatif. En fonction de l’expert en productivité auquel vous demandez, il est utile de réaliser d’abord des tâches plus difficiles ou d’éliminer des tâches moins importantes de votre liste pour créer un sentiment de dynamisme avant de vous lancer, vous et votre équipe, dans une tâche qui prend plus de temps. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon d’accomplir cette étape – laissez votre style de travail personnel être votre guide.

6. Communiquez avec les membres de l’équipe et les parties prenantes

Tenir une conversation avec les membres de l’équipe, la direction de l’entreprise et même le client (si plusieurs projets concernent le même intervenant) peut fournir les informations dont vous avez besoin pour hiérarchiser plus efficacement la priorité d’un projet ou d’une tâche. À l’aide des rapports et des aides visuelles générés par votre logiciel de gestion de projet préféré, présentez vos recommandations, obtenez leurs avis sur vos conclusions et apportez des modifications qui renforcent l’efficacité.

7. Soyez flexible

La gestion de projet est un domaine dans lequel vous pouvez vous attendre à tout moment aux imprévus. Une tâche ou même un projet entier peut perdre son urgence en une fraction de seconde pour plusieurs raisons. Peut-être un membre critique de l’équipe tombe-t-il malade ou quitte-t-il la société, mettant tout en attente jusqu’à ce que vous trouviez un remplaçant. Peut-être le client souhaite-t-il apporter des modifications pour améliorer la valeur commerciale du projet. Quelle que soit la raison, vous devez être suffisamment alerte et flexible pour évaluer le nouveau paysage de travail, décider des étapes à suivre pour rester dans les délais impartis pour les projets toujours actifs et créer un nouveau plan d’action.

8. Méfiez-vous des saboteurs

Lorsque vous essayez de hiérarchiser vos projets, méfiez-vous des personnes qui risquent de compromettre vos efforts, intentionnellement ou non. Cela inclut :

• Les microgestionnaires qui ne cessent de changer d’avis, et ont tendance à ajouter deux semaines de travail supplémentaire aux projets à réaliser dans les deux jours.
• Des membres bien intentionnés de l’équipe qui insistent pour changer certains aspects du projet à la dernière minute afin de respecter un nouveau standard qui leur tient à cœur.
• Les personnes aux ordres du jour qui souhaitent que vous donniez la priorité à un projet uniquement parce que cela leur est avantageux personnellement

La manière dont vous traitez avec ces personnes dépendra de votre relation avec elles (vous ne voulez pas participer à une session de casse-tête prolongée avec votre patron), mais toute priorité qui ne favorise pas le succès de l’entreprise ou du client doit être respectée, ignoré ou négocié.

En tant que chef de projet, l’un de vos défis les plus importants sera toujours de hiérarchiser avec précision votre travail. Vous disposez peut-être de puissants outils de gestion de projet, mais c’est vous qui devez prendre les décisions. Tous les projets ne peuvent pas être une priorité absolue. En fin de compte, savoir classer les projets par ordre de priorité requiert des mesures égales d’expérience, de compréhension et d’intuition. Lorsque vous les laissez guider vos décisions finales, vous avez plus de chances d’obtenir les meilleurs résultats pour le client, votre équipe et vous-même.